Ringkasan
Fitur User Management memungkinkan merchant membuat dan mengelola akun user untuk mengakses POS system dan Merchant Portal.
User management memastikan bahwa:
- Karyawan memiliki tingkat akses sistem yang sesuai
- Fitur sensitif dibatasi hanya untuk staf yang berwenang
- Tanggung jawab operasional terpisah dengan jelas
- Akses pada tingkat store dapat dikontrol
Dengan menetapkan role dan permissions dengan benar, bisnis dapat menjaga keamanan operasional sekaligus memungkinkan staf menjalankan tugas harian mereka secara efisien.
Kapan Digunakan
Gunakan User Management saat:
- Melakukan onboarding anggota staf baru
- Menetapkan akses POS kepada kasir atau operator store
- Memberikan akses administratif kepada manajer
- Membatasi fitur sensitif hanya untuk user yang berwenang
- Mengelola akses di beberapa store
Melihat User List
Untuk mengakses user management:
- Buka Staff Settings → Staff.
- Anda akan melihat daftar semua user yang saat ini terdaftar dalam sistem.
Jika ini pertama kalinya Anda menggunakan sistem:
- Tidak ada akun user default yang dibuat secara otomatis (selain merchant owner).
- Anda perlu menambahkan user secara manual.
Untuk membuat user baru, klik Add Staff di pojok kanan atas.
Menambahkan Staff
Saat menambahkan user baru, Anda perlu mengonfigurasi informasi user dan menetapkan role.
User Information
Role
Sistem menyediakan dua role user default:
- Manager
- Cashier
Informasi yang diperlukan berbeda tergantung pada role yang dipilih.
Cashier
Cashier adalah user yang hanya menggunakan POS.
Kolom yang diperlukan:
- User Name
- Mobile Number
- POS PIN
Cashier login langsung di POS dengan memilih nama mereka dan memasukkan PIN mereka.
Mereka tidak memiliki akses ke Portal.
Manager
Manager dapat mengakses baik POS maupun Merchant Portal.
Kolom yang diperlukan meliputi:
- Name
- Password
- Mobile Number
Manager login ke Portal menggunakan kredensial email dan password mereka.
Name
Masukkan nama tampilan user.
Nama ini akan muncul di sistem dan juga akan digunakan saat user login ke POS.
Alamat email yang digunakan untuk login ke Merchant Portal.
Kolom ini diperlukan untuk user yang memerlukan akses Portal (misalnya, Manager).
Password
Password yang digunakan untuk login Portal.
Saat membuat password, Anda harus memasukkannya dua kali untuk mengonfirmasi keakuratan.
Mobile Number
Masukkan nomor kontak user.
Kolom ini dapat digunakan untuk keperluan referensi internal atau komunikasi.
POS PIN
PIN POS PIN digunakan saat login ke POS system.
Proses login:
- Pilih nama user pada layar login POS.
- Masukkan PIN yang ditetapkan.
Metode ini memungkinkan autentikasi cepat untuk staf operasional.
Status
Toggle Status menentukan apakah akun user aktif.
- ON – User dapat mengakses sistem.
- OFF – Akses user dinonaktifkan.
Menonaktifkan user tidak menghapus akun tetapi mencegah login.
Store Assignment
Tetapkan store yang boleh diakses oleh user.
Untuk akses POS:
- User dapat login ke perangkat POS yang ditetapkan ke store yang dipilih.
Jika merchant mengoperasikan beberapa store, store assignment membantu membatasi akses user ke lokasi yang sesuai.
Role Management
Manager
User dengan role Manager dapat mengakses:
- POS system
- Merchant Portal
Manager biasanya menangani konfigurasi operasional dan tugas manajemen.
Namun, hak akses mereka masih terbatas dibandingkan dengan Merchant Owner.
Cashier
User dengan role Cashier dapat mengakses:
- POS saja
Cashier tidak dapat login ke Merchant Portal.
Ketika sebuah perangkat POS ditetapkan ke sebuah store, cashier akan dapat login ke semua perangkat POS di bawah store yang ditetapkan ke user tersebut.
Merchant Owner vs Manager
Meskipun Manager dapat mengakses Portal, mereka tidak memiliki tingkat permissions yang sama dengan Merchant Owner.
Manager tidak dapat mengakses atau mengonfigurasi fitur berikut:
- Create Payout
- Table QR management
- Analytics Category
- Promotion management
- Customer Display configuration
- Receipt configuration
- IDEQueue management
- IDEKiosk management
- Kitchen Display System (KDS) configuration
- Loyalty system management
- Queue Number Display configuration
- Store Sales Report
Fitur-fitur ini tetap dibatasi hanya untuk Merchant Owner guna menjaga kontrol administratif.
Membuat Custom Roles
Jika role default tidak sesuai dengan kebutuhan operasional Anda, Anda dapat membuat custom roles.
Untuk menambahkan role baru:
- Buka Staff Settings → Staff → Role Management.
- Klik Add Role.
- Tentukan nama role.
- Pilih permissions yang harus dimiliki role tersebut.
Ini memungkinkan bisnis membuat struktur permission yang lebih terperinci.
Contoh custom roles:
- Store Supervisor
- Inventory Manager
- Operations Manager
Praktik Terbaik
- Tetapkan role berdasarkan tanggung jawab pekerjaan.
- Gunakan akun Cashier untuk staf garis depan guna meminimalkan risiko sistem.
- Tinjau user aktif secara berkala dan nonaktifkan akun untuk mantan karyawan.
- Jaga kode POS PIN tetap sederhana namun aman untuk efisiensi operasional.
- Buat custom roles jika kompleksitas operasional meningkat.