Mengapa Ini Penting

Shift adalah sesi kerja yang menjadi acuan pencatatan setiap penjualan. Membukanya memulai periode; menutupnya mengakhiri periode dan merekonsiliasi laci kas. Karena IdePOS tidak akan mengizinkan Anda menerima pesanan sampai sebuah shift terbuka, dan karena menutup shift adalah saat uang tunai dihitung dan diperiksa, rutinitas shift adalah tulang punggung dari pendapatan harian yang akurat.

Dilakukan secara konsisten — buka dengan float yang tepat, catat setiap pergerakan kas, tutup dengan penghitungan yang jujur — laporan shift memberikan gambaran yang bersih tentang penjualan, pembayaran, dan selisih kas apa pun. Panduan ini memandu setiap langkah dan aturan yang diterapkan aplikasi.

Apa Itu Shift

Shift mewakili satu sesi kerja pada toko dan perangkat tertentu, dibuka oleh seorang staf. Shift menangkap segala sesuatu yang terjadi antara pembukaan dan penutupan: penjualan, pembayaran, refund, void, serta kas yang disetor atau dikeluarkan.

Sebuah shift berstatus terbuka atau tertutup. Hanya satu shift yang terbuka pada satu perangkat dalam satu waktu, dan setiap shift baru diberi nomor secara otomatis untuk hari itu. Selama shift terbuka, layar shift menampilkan pembacaan langsung dari angka-angka di bawah; setelah ditutup, angka-angka yang sama membentuk laporan shift final.

Angka yang dilihat operator meliputi:

• Detail sesi — Nomor shift, toko, perangkat, siapa yang membukanya dan kapan, serta siapa yang menutupnya dan kapan.
• Starting Cash — Float awal yang ditempatkan di laci saat shift dimulai.
• Expected Cash Amount — Jumlah yang seharusnya ada di laci — starting cash, ditambah pembayaran tunai, dikurangi refund tunai, ditambah pay-in, dikurangi pay-out.
• Actual Cash Amount — Kas yang benar-benar Anda hitung saat penutupan.
• Difference — Aktual dikurangi ekspektasi — positif berarti lebih, negatif berarti kurang.

Membuka Shift

Buka shift di awal hari, atau kapan pun tidak ada shift yang sedang terbuka. Ini mencatat float awal dan mulai menghitung penjualan.

Cara Membuka Shift

1. Pada layar Shift (atau pesan “Shift Closed” di layar Sales), ketuk Open Shift.
   
2. Masukkan Starting Cash Amount — float yang sudah ada di laci.
3. Ketuk Continue. Shift terbuka dan pemesanan diaktifkan.

• Starting cash tidak wajib — Anda dapat membuka dengan float nol, tetapi memasukkan jumlah pembukaan yang sebenarnya menjaga angka expected cash dan selisih penutupan shift tetap akurat.
• Tidak perlu PIN untuk membuka — Membuka shift tidak memerlukan PIN manajer.

Mencatat Cash In dan Cash Out

Selama shift Anda mungkin perlu menambah kas ke laci atau mengambil sebagian — misalnya penambahan uang kembalian, pembayaran ke pemasok, atau penarikan petty cash. Gunakan Cash Management agar pergerakan ini tercermin dalam angka expected cash.

Pay In vs Pay Out

• Pay In — Uang yang ditambahkan ke laci (misalnya penambahan float). Ini meningkatkan expected cash.
• Pay Out — Uang yang diambil dari laci (misalnya membayar pemasok atau petty cash). Ini menurunkan expected cash.

Cara Mencatat Pergerakan Kas

1. Pada layar Shift, ketuk Cash Management.
2. Masukkan Amount.
3. Pilih tipe — Pay In atau Pay Out.
4. Tambahkan Note yang menjelaskan pergerakan (disarankan untuk catatan Anda).
   
5. Ketuk Save, atau Save & Print untuk juga mencetak slip. Laci kas terbuka.
   

• Amount wajib diisi — Tindakan Save tetap nonaktif sampai jumlah dimasukkan.
• Riwayat disimpan — Pay-in dan pay-out tercantum di layar shift dan dalam riwayatnya, dan masing-masing muncul di laporan shift.

Membaca Laporan Shift

Laporan shift merangkum sesi tersebut. Selama shift terbuka, layar Shift menampilkan angka-angka ini sebagai pembacaan langsung; setelah penutupan, tata letak yang sama menjadi laporan final yang dapat Anda cetak ulang kapan saja dari Shift History.

Apa yang Ditampilkan Laporan

• Header sesi — Nomor shift, toko, perangkat, dibuka/ditutup oleh dan waktunya, serta durasi.
• Cash Drawer — Starting Cash, Cash Payment, Cash Refund, Paid In, Paid Out, Expected Cash, Actual Cash, dan Difference.
• Sales Summary — Penjualan, special charges, service charges, tips, diskon, refund, net sales, pajak, pembulatan, dan jumlah yang diterima. Excluded sales muncul jika relevan.
• Tenders dan Refunds — Rincian berdasarkan metode pembayaran — jumlah dan nilai — untuk uang yang diterima dan uang yang di-refund.
• Voids — Total jumlah dan nilai pesanan yang di-void.
• Sales by hour — Jika diaktifkan, rincian pax dan nilai sepanjang hari.

Mencetak

Dari layar shift atau laporan yang tersimpan Anda dapat mencetak laporan shift dan itemized sales, serta mencetak ulang shift yang sudah ditutup nanti:

• Print Shift / Print Sales Itemized — Cetak laporan ringkasan atau daftar penjualan terperinci.
• Print Cancelled Itemized — Cetak daftar item yang dibatalkan atau di-void.
• Shift History — Buka kembali dan cetak ulang laporan shift sebelumnya.

Menutup Shift

Tutup shift di akhir hari atau saat serah terima. Penutupan menghitung laci, mencatat selisih, dan memfinalisasi laporan.

Cara Menutup Shift

1. Pada layar Shift, ketuk Close Shift.
2. Tinjau Expected Cash Amount yang ditampilkan (hanya baca).
3. Hitung laci dan masukkan Actual Cash Amount sebagai satu total.
4. Periksa Difference yang dihitung aplikasi (aktual dikurangi ekspektasi).
5. Ketuk Close Shift untuk mengonfirmasi. Pesan berhasil muncul, dan Anda dapat mengetuk See Detail untuk melihat atau mencetak laporan.

• Satu total, bukan pecahan — Anda memasukkan satu total laci yang dihitung, bukan rincian lembar demi lembar.
• Tidak perlu PIN manajer — Menutup shift tidak memerlukan PIN manajer.
• Blind closing — Dengan Blind closing aktif, Anda tidak akan melihat expected amount atau selisih — cukup hitung laci dan masukkan actual amount; shift ditinjau setelah penutupan.

Blind Closing

Blind closing — adalah pengaturan yang menyembunyikan angka kas dari operator selama shift terbuka. Staf menghitung laci tanpa melihat apa yang diharapkan sistem, yang menjaga penghitungan tetap independen dan jujur. Pengaturan ini diaktifkan oleh administrator pada tingkat akun atau toko; ini bukan sesuatu yang diaktifkan operator dari POS.

Kapan Berlaku

• Selama shift terbuka — Angka kas disembunyikan dan sebuah banner bertuliskan “Cash information is restricted to Manager Preview access only.”
  
• Setelah shift ditutup — Laporan lengkap — termasuk semua angka kas dan selisih — ditampilkan kembali dan dapat dicetak atau dicetak ulang.

Blind closing hanya membatasi tampilan langsung selama shift terbuka; ini tidak berlaku pada setiap template perangkat.

Apa yang Disembunyikan Selama Shift Terbuka

Dengan blind closing aktif, layar shift tetap menampilkan hal-hal dasar tetapi menyembunyikan apa pun yang akan mengungkapkan expected cash:

• Di bagian Cash Drawer, hanya Starting Cash dan Paid In yang tetap terlihat. Cash Payment, Cash Refund, Paid Out, Expected Cash, Actual Cash, Difference, dan daftar pay-out terperinci disembunyikan.
• Bagian Sales Summary disembunyikan.
• Baris Cash dalam rincian Tenders disembunyikan.
• Total Void disembunyikan.

Menutup di Bawah Blind Closing

Saat Anda menutup shift dengan blind closing aktif, dialog Close Shift tidak menampilkan expected cash atau selisih. Anda cukup menghitung laci dan memasukkan Actual Cash Amount. Sebuah catatan mengingatkan Anda: “Please count the cash in your drawer and enter the actual amount. Your shift will be reviewed after closing.”

Mengapa Digunakan

• Penghitungan yang jujur — Operator tidak dapat “menghitung agar cocok” dengan angka yang tidak ditampilkan kepada mereka.
• Akuntabilitas yang jelas — Kelebihan atau kekurangan apa pun ditinjau oleh manajer setelah shift ditutup, alih-alih disesuaikan di tempat.

Pengingat dan Logout

IdePOS membantu memastikan shift tidak dibiarkan terbuka secara tidak sengaja:

• Pengingat 24 jam — Jika sebuah shift telah terbuka lebih dari 24 jam, aplikasi menanyakan apakah akan melanjutkannya atau menutupnya terlebih dahulu.
• Pengingat pergantian staf — Saat berganti staf, pengingat muncul jika shift masih terbuka.
• Tutup sebelum logout — Anda tidak dapat logout saat shift terbuka — pesan “Close Your Shift First” meminta Anda menutupnya agar data penjualan tetap akurat.

Batasan dan Catatan Penting

• Shift harus terbuka untuk menjual — Pemesanan diblokir sampai sebuah shift dibuka.
• Satu shift terbuka per perangkat — Hanya satu shift yang terbuka dalam satu waktu; nomor shift bertambah secara otomatis setiap hari.
• Membuka memerlukan data tersinkron — Jika data shift tidak tersinkron, pembukaan diblokir sampai Anda melakukan Re-Sync.
• Pesanan belum dibayar tidak diblokir keras saat penutupan — Anda diperingatkan tentangnya, tetapi jika Anda tetap menutup, pesanan tersebut dikecualikan dari shift.
• Offline didukung — Membuka, menutup, dan pergerakan kas berfungsi secara offline dan tersinkronisasi saat konektivitas kembali; beri waktu untuk sinkronisasi sebelum mengandalkan laporan.
• Laporan dicetak, bukan dikirim email — Laporan shift dicetak ke printer struk; tidak ada opsi email.
• Tutup sebelum logout — Logout diblokir saat shift terbuka.

Praktik Terbaik

• Buka dengan float yang sebenarnya — Masukkan starting cash yang benar sehingga expected amount dan selisih penutupan bermakna.
• Catat setiap pergerakan kas — Gunakan Pay In / Pay Out untuk kas apa pun yang ditambahkan atau dikeluarkan, dengan catatan yang jelas — jangan pernah menyesuaikan laci secara diam-diam.
• Re-sync di awal — Jika diminta, lakukan Re-Sync sebelum membuka agar perangkat memiliki data terbaru.
• Selesaikan tagihan terbuka sebelum menutup — Selesaikan pesanan yang belum tuntas terlebih dahulu sehingga terhitung dalam shift.
• Hitung dengan cermat dan selidiki selisih — Kelebihan atau kekurangan yang besar patut diperiksa sebelum Anda memfinalisasi — hitung ulang dan tinjau pay-in/pay-out.
• Tutup sebelum serah terima atau logout — Selalu tutup shift di akhir sesi sehingga orang berikutnya memulai dengan bersih.

Kesalahan Umum

• Membuka dengan float nol karena kebiasaan — Jika ada kas sungguhan di laci, masukkan — float nol mendistorsi expected amount dan selisih.
• Menyesuaikan laci tanpa mencatatnya — Kas yang ditambahkan atau dikeluarkan di luar Pay In / Pay Out akan muncul sebagai selisih yang tidak dapat dijelaskan saat penutupan.
• Menutup dengan pesanan belum dibayar masih terbuka — Selesaikan terlebih dahulu, atau terima bahwa pesanan tersebut dikecualikan dari laporan shift ini.
• Mengabaikan selisih — Selisih adalah sinyal, bukan sekadar angka — hitung ulang dan periksa pergerakan kas sebelum memfinalisasi.
• Mencoba logout dengan shift terbuka — Tutup shift terlebih dahulu; logout diblokir sampai Anda melakukannya.
• Lupa melakukan Re-Sync — Jika pembukaan diblokir, sinkronkan perangkat alih-alih menganggap fitur rusak.

Referensi Cepat

Sekilas

• Membuka shift — Layar Shift → Open Shift → masukkan Starting Cash → Continue. Tanpa PIN.
• Cash in / out — Layar Shift → Cash Management → Amount + tipe (Pay In / Pay Out) + catatan → Save.
• Menutup shift — Layar Shift → Close Shift → hitung laci → masukkan Actual Cash → periksa Difference → Close Shift.
• Laporan — Pembacaan langsung saat terbuka; laporan final setelah penutupan; cetak ulang dari Shift History.

Glosarium

• Shift — Sesi kerja pada sebuah toko dan perangkat yang menjadi acuan pencatatan semua penjualan; harus terbuka untuk menjual.
• Starting cash (float) — Kas pembukaan yang ditempatkan di laci saat shift dimulai.
• Pay In / Pay Out — Kas yang ditambahkan ke, atau dikeluarkan dari, laci selama shift.
• Expected cash — Jumlah yang seharusnya ada di laci, dihitung dari float dan semua aktivitas kas.
• Actual cash — Kas yang dihitung di laci saat penutupan.
• Difference — Kas aktual dikurangi ekspektasi — lebih jika positif, kurang jika negatif.
• Blind closing— Pengaturan yang menyembunyikan angka kas sampai shift ditutup.