Mengapa Ini Penting

Bahkan konter yang dikelola dengan baik tetap memerlukan cara untuk mengoreksi penjualan — tagihan ganda, item yang salah, atau pelanggan yang berubah pikiran. IdePOS menyediakan dua cara terkendali untuk membatalkan pesanan yang sudah selesai (void dan refund) dan satu cara untuk menghapus pesanan yang belum pernah dibayar (cancel an order).

Tindakan ini memindahkan uang dan mengubah laporan Anda, sehingga sengaja dibatasi di balik PIN manajer dan dibatasi hanya pada hari yang sama. Menggunakan tindakan yang tepat, dengan alasan yang jelas tercatat, menjaga angka penjualan Anda akurat, laci kas Anda seimbang, dan jejak audit Anda tetap bersih.

Void, Refund, atau Cancel — Mana yang Harus Digunakan

Ketiga tindakan ini terlihat serupa tetapi berlaku dalam situasi yang berbeda. Pilih berdasarkan apakah pesanan sudah dibayar, dan apakah Anda membatalkan seluruhnya atau hanya sebagian.

• Void — Membatalkan seluruh pesanan yang sudah selesai dan dibayar hari ini. Gunakan untuk membatalkan penjualan secara penuh — misalnya transaksi yang keliru atau ganda — segera setelah terjadi.
• Refund — Mengembalikan uang untuk seluruh atau sebagian pesanan yang sudah selesai dan dibayar hari ini. Gunakan saat pelanggan menyimpan beberapa item tetapi mengembalikan yang lain, atau saat mengembalikan seluruh jumlah setelah beberapa waktu berlalu dalam hari itu.
• Cancel (Dine-In) — Menghapus pesanan yang belum dibayar. Gunakan untuk menghapus tagihan dine-in atau draft order yang tidak akan diselesaikan; stok dikembalikan secara otomatis.

Sebelum Anda Mulai

Beberapa kondisi harus terpenuhi sebelum Anda dapat melakukan void atau refund. Jika tidak, tombolnya akan tersembunyi atau tindakannya akan diblokir.

• Pesanan sudah selesai dan dari hari ini — Void dan refund hanya tersedia pada pesanan selesai yang dibuat pada hari berjalan.
• PIN manajer diperlukan — Setiap void, refund, atau pembatalan pesanan harus diotorisasi dengan PIN manajer. Pastikan ada manajer yang tersedia.
• Izin untuk bertindak — Manajer selalu dapat menggunakan tindakan ini. Operator lain dapat menggunakannya kecuali saat perangkat berada dalam mode mobile (mPOS), di mana tindakan tersebut dibatasi.
• Pembayaran harus mendukungnya — Void berlaku untuk pembayaran tunai dan pembayaran terminal yang memenuhi syarat; pembayaran online (misalnya Stripe) tidak dapat di-void. Refund hanya berlaku untuk metode pembayaran yang ditandai sebagai refundable.
• Konektivitas untuk refund terminal — Mengembalikan uang ke metode kartu atau QR memerlukan terminal atau gateway terkait dalam keadaan online, sama seperti saat menerima pembayaran awal.

Melakukan Void pada Pesanan

Void membatalkan seluruh pesanan yang sudah selesai dalam satu langkah. Ini adalah cara tercepat untuk membatalkan penjualan yang dilakukan secara keliru, dan membuka laci kas serta mencetak struk void sehingga pembatalan terdokumentasi.

Kapan Melakukan Void

• Penjualan ganda atau keliru — Pesanan seharusnya tidak dimasukkan sama sekali.
• Pesanan yang salah dibawa ke pembayaran — Lebih rapi untuk melakukan void seluruhnya dan memulai kembali daripada mengurainya.
• Hari yang sama, dibayar, belum di-refund — Void hanya tersedia selama semua kondisi ini terpenuhi.

Cara Melakukan Void pada Pesanan

1. Buka pesanan dari daftar pesanan, sehingga layar detailnya ditampilkan.
   
2. Ketuk Void All di bilah atas.
   
3. Konfirmasi pada prompt “Void Invoice”.
4. Masukkan PIN manajer untuk mengotorisasi.
5. Ketik alasan void — ini wajib — lalu ketuk Continue.
6. Pesanan di-void; struk void dicetak dan laci kas terbuka untuk pengembalian uang tunai apa pun.

Yang Perlu Diketahui Tentang Void

• Hanya seluruh pesanan — Void selalu membatalkan seluruh invoice. Untuk membatalkan hanya sebagian item, gunakan refund.
• Alasan wajib diisi — Void tidak akan berlanjut sampai alasan diketik; alasan tersimpan bersama pesanan untuk pelaporan.
• Tidak dapat dibatalkan — Void bersifat final. Jika Anda melakukan void secara keliru, Anda harus membuat ulang pesanan.
• Hanya pembayaran yang memenuhi syarat — Pembayaran tunai dan terminal yang memenuhi syarat (misalnya NETS kiosk) dapat di-void; pembayaran online tidak bisa. Untuk split bill, setiap split harus menggunakan pembayaran yang dapat di-void.

Melakukan Refund pada Pesanan

Refund mengembalikan uang kepada pelanggan untuk seluruh atau sebagian pesanan yang sudah selesai. Berbeda dengan void, Anda dapat memilih dengan tepat item dan jumlah mana yang akan di-refund, dan uang dikembalikan melalui metode pembayaran di layar pembayaran.

Kapan Melakukan Refund

• Pengembalian sebagian — Pelanggan menyimpan beberapa item dan mengembalikan yang lain — refund hanya baris yang dikembalikan.
• Pengembalian penuh setelah terjadi — Kembalikan seluruh jumlah saat void tidak sesuai atau tidak tersedia.
• Alasan terdokumentasi diperlukan — Refund mencatat alasan yang telah ditetapkan (lihat di bawah), yang berguna untuk pelaporan dan sengketa.

Refund Penuh vs Sebagian

Jalur yang Anda tempuh bergantung pada metode pembayaran:

• Refund All — Saat metode pembayaran tidak mendukung refund sebagian, tombolnya bertuliskan “Refund All” dan mengembalikan seluruh pesanan dalam satu langkah.
• Refund sebagian — Saat refund sebagian didukung, Anda dibawa ke layar Refund untuk memilih item dan jumlah.

Cara Melakukan Refund pada Pesanan

1. Buka pesanan sehingga layar detailnya ditampilkan.
2. Ketuk Refund. Untuk split bill, pilih split mana yang akan di-refund dari daftar.
3. Konfirmasi pada prompt “Refund Invoice”, lalu masukkan PIN manajer.
4. Untuk refund sebagian, layar Refund terbuka: centang item yang akan dikembalikan dan tetapkan jumlah untuk masing-masing; secara opsional sertakan tip. Angka Total Refunds diperbarui saat Anda memilih.
   
5. Ketuk Continue, lalu pilih Reason untuk refund dan konfirmasi.
6. Layar pembayaran terbuka untuk mengembalikan uang. Pilih metode refund dan selesaikan seperti halnya pembayaran.
   

Alasan Refund

Anda memilih alasan dari daftar yang telah ditetapkan agar refund dilaporkan secara konsisten:

• Duplicate — Tagihan dibuat lebih dari sekali.
• Fraudulent — Transaksi diduga sebagai penipuan.
• Requested by Customer — Pelanggan meminta refund.
• Other — Jika diaktifkan oleh toko Anda, memungkinkan Anda mengetik alasan teks bebas.

Bagaimana Uang Dikembalikan

Setelah Anda mengonfirmasi, IdePOS membuat refund dan membuka layar pembayaran untuk mengembalikan dana:

• Metode serupa aslinya — Kembalikan uang melalui metode yang sesuai — tunai dari laci, atau refund kartu/QR di terminal yang menerima pembayaran.
• Hanya metode refundable — Hanya metode pembayaran yang ditandai refundable yang dapat digunakan; beberapa metode dikonfigurasi khusus untuk refund saja.
• Refund terminal memerlukan konektivitas — Refund kartu dan QR memerlukan terminal atau gateway dalam keadaan online untuk diselesaikan.

Yang Perlu Diketahui Tentang Refund

• Refund hingga jumlah yang terjual — Anda tidak dapat me-refund lebih dari jumlah asli setiap item.
• Beberapa refund sebagian diizinkan — Anda dapat me-refund bagian-bagian dari pesanan melalui beberapa refund hingga seluruh pesanan di-refund, setelah itu opsi refund menghilang.
• Tidak untuk pesanan delivery — Pesanan delivery tidak dapat di-refund dari layar ini.
• Hanya hari yang sama — Seperti void, refund hanya tersedia pada hari pesanan diselesaikan.

Membatalkan Pesanan

Membatalkan berbeda dari void dan refund: ini menghapus pesanan yang belum pernah dibayar — biasanya tagihan dine-in atau draft yang tidak akan diselesaikan. Karena tidak ada uang yang berpindah tangan, tidak ada yang perlu dikembalikan, tetapi stok dikembalikan secara otomatis.

Cara Membatalkan Pesanan

1. Buka daftar pesanan dan temukan pesanan yang akan dibatalkan.
2. Di bawah Action Column, pilih Cancel.
   
3. Anda juga dapat membatalkan pesanan dine-in dengan menavigasi Sales -> Dine In -> klik pada tables -> Cancel.
   
4. Konfirmasi pada prompt “Cancel Order”.
5. Masukkan PIN manajer untuk mengotorisasi.
6. Pesanan dihapus, item-itemnya dikembalikan ke stok, dan tiket pembatalan dicetak jika dikonfigurasi.

Batasan dan Catatan Penting

• Hanya hari yang sama — Void dan refund hanya berlaku untuk pesanan yang selesai pada hari berjalan.
• PIN manajer selalu diperlukan — Void, refund, dan pembatalan pesanan masing-masing memerlukan PIN manajer dan tidak dapat dibatalkan.
• Void bersifat seluruh pesanan dan final — Tidak ada void sebagian, dan void tidak dapat dibatalkan.
• Pembayaran online tidak dapat di-void — Hanya pembayaran tunai dan terminal yang memenuhi syarat yang dapat di-void; refund dibatasi pada metode refundable.
• Pesanan delivery tidak dapat di-refund di sini — Tangani ini melalui proses delivery atau back-office Anda yang biasa.
• Refund tidak boleh melebihi yang terjual — Setiap item hanya dapat di-refund hingga jumlah aslinya, melalui satu atau lebih refund.
• Ketersediaan bergantung pada izin dan mode — Non-manajer tidak dapat menggunakan tindakan ini dalam mode mobile (mPOS).

Praktik Terbaik

• Utamakan void untuk pembatalan yang bersih dan seketika — Jika seluruh penjualan adalah kekeliruan dan baru saja terjadi, void lebih sederhana daripada refund.
• Gunakan refund untuk pengembalian sebagian — Saat pelanggan menyimpan beberapa item, refund hanya baris yang dikembalikan daripada melakukan void dan memasukkan ulang semuanya.
• Selalu catat alasan yang jelas — Alasan void atau refund yang bermakna membuat rekonsiliasi akhir hari dan sengketa apa pun jauh lebih mudah.
• Selesaikan pembatalan terminal di terminal — Untuk NETS dan pembayaran kartu lainnya, selesaikan pembatalan di terminal selain di POS.
• Rekonsiliasi laci setelah pembatalan tunai — Void dan refund tunai membuka laci; pastikan uang tunai yang dikembalikan sesuai dengan struk.
• Bertindak pada hari yang sama — Karena void dan refund hanya hari yang sama, tangani koreksi sebelum shift ditutup daripada membiarkannya.

Kesalahan Umum

• Mencoba melakukan void pada pembayaran online — Pesanan yang dibayar online tidak dapat di-void — gunakan refund melalui metode refundable.
• Melakukan void saat hanya satu item yang salah — Void membatalkan segalanya. Gunakan refund sebagian untuk mengembalikan hanya item yang terdampak.
• Melupakan langkah di terminal — Void atau refund di POS tidak selalu membatalkan transaksi kartu di terminal — selesaikan juga di sana.
• Kebingungan antara cancel dan void — Cancel untuk pesanan yang belum dibayar; void dan refund untuk pesanan yang sudah selesai dan dibayar.
• Tidak ada manajer di tempat — Setiap pembatalan memerlukan PIN manajer — siapkan sebelum memulai.

Referensi Cepat

Sekilas

• Void — Seluruh pesanan yang selesai, hari yang sama, PIN manajer; membatalkan penjualan, mencetak struk void, membuka laci.
• Refund — Seluruh atau sebagian pesanan yang selesai, hari yang sama, PIN manajer; mengembalikan uang di layar pembayaran dengan alasan tercatat.
• Cancel — Hanya pesanan yang belum dibayar, PIN manajer; menghapus tagihan dan mengembalikan item ke stok.

Glosarium

• Completed order — Pesanan yang sudah dibayar dan tercatat selesai; titik awal untuk void atau refund.
• Void — Membatalkan seluruh pesanan yang selesai (status menjadi Void).
• Refund — Mengembalikan uang untuk seluruh atau sebagian pesanan yang selesai (status menjadi Refund).
• Partial refund — Me-refund item atau jumlah terpilih daripada seluruh pesanan.
• Cancel — Menghapus pesanan yang belum dibayar; item-itemnya dikembalikan ke stok.
• Manager PIN — Kode otorisasi yang diperlukan untuk void, refund, atau cancel.
• Metode refundable / refund-only — Metode pembayaran yang dapat menerima refund; beberapa metode khusus untuk refund saja.