Find the insights and best practices about our product.
Mengelola Pesanan di POS
Melihat dan menangani pesanan serta pesanan online di IdePOS: daftar pesanan dan filternya, status pesanan dan logikanya, detail pesanan dan tindakannya, serta siklus hidup pesanan online (terima/tolak/lanjutkan, pengiriman, terjadwal).

Mengapa Ini Penting

Layar pesanan adalah tempat staf memantau apa yang sudah terjual dan apa yang masih perlu ditangani - meja yang menunggu pembayaran, pesanan online yang menunggu diterima, atau pengiriman yang menunggu pengemudi. Membaca daftar dan status dengan benar menjaga layanan tetap berjalan dan mencegah pesanan terlewat atau tertangani ganda.

Panduan ini menjelaskan daftar pesanan dan filternya, arti setiap status pesanan dan bagaimana status berpindah, apa yang dapat Anda lakukan dari detail pesanan, serta siklus hidup lengkap sebuah pesanan online dari masuk hingga selesai.

Daftar Pesanan

POS memiliki dua layar pesanan terpisah, yang dibuka dari menu samping:

  • Order — Pesanan di dalam toko - semua yang dicatat di POS ini.
  • Online Order — Pesanan masuk dari kanal terhubung dan platform pengiriman, yang perlu diterima lalu dilanjutkan statusnya (dibahas nanti).

Apa yang Ditampilkan Daftar

Setiap baris merangkum satu pesanan. Kolom yang umum meliputi:

  • Order ID (invoice), nomor antrean (Queue), staf, dan nama meja.
  • Nomor tent / pager atau nama pelanggan, tipe pesanan (Order Type), dan metode pembayaran.
  • Status (titik berwarna beserta labelnya), total, dan waktu pesanan (Order Time).
  • Kolom Action dengan langkah berikutnya yang tersedia (misalnya bayar, batalkan, atau lanjutkan status).

Catatan  Pesanan yang diselesaikan saat tidak ada shift terbuka akan ditandai, dan layar detailnya menyediakan “Add to Shift” agar dapat direkonsiliasi ke sebuah shift. Lihat “Managing Shifts on POS”.



Memfilter dan Mencari

  • Search — Satu kotak “Search Order” mencocokkan pesanan - misalnya berdasarkan invoice atau pelanggan.
  • Rentang tanggal — Pilih satu hari atau satu rentang. Memilih rentang juga menarik pesanan lama dari server.
  • Status — Filter berdasarkan status; opsi yang tersedia bergantung pada layar dan tab (di dalam toko vs online).
  • Tipe pesanan / metode pengiriman — Filter berdasarkan dine-in, takeaway, delivery, atau pickup; layar online dapat memfilter berdasarkan metode pengiriman (FoodPanda, Lalamove, GrabFood, Pickup).
  • Refresh — Daftar dimuat bertahap saat Anda menggulir. Layar Online Order memiliki tombol Sync untuk menarik pesanan masuk terbaru; daftar di dalam toko diperbarui seiring pesanan dibuat.

Status Pesanan dan Artinya

Status memberi tahu Anda posisi sebuah pesanan dalam siklus hidupnya. Status yang umum:

  • Unpaid — Pesanan terbuka yang belum dibayar (misalnya open bill).
  • Complete — Sudah dibayar dan selesai - keadaan akhir normal untuk penjualan di dalam toko.
  • Waiting Sales Confirm — Pesanan online baru yang menunggu diterima atau ditolak.
  • On Process — Sudah diterima dan sedang disiapkan.
  • Ready to Pick Up — Siap diambil oleh pelanggan atau pengemudi.
  • On Delivery — Sedang dibawa pengemudi.
  • Picked Up — Sudah diserahkan ke pelanggan atau pengemudi.
  • Assigning Driver / Failed to Find Driver — Pengiriman (Lalamove) sedang mencari pengemudi; jika tidak ditemukan, Anda dapat mencoba lagi.
  • Canceled — Pesanan ditolak atau dibatalkan.
  • Refund / Void — Pesanan direfund atau divoid (lihat panduan Refunds & Voids).

Bagaimana Status Berpindah

Status umumnya hanya bergerak maju. Alur yang umum:

  • Di dalam toko — Unpaid → Complete (setelah dibayar). Bila alur Order Status toko (Portal > Settings > Order Status > Action Button Status) memiliki status berikutnya disetel Active, pesanan berpindah Received → Preparing → Ready → Complete, dengan kasir menekan tombol langkah berikutnya. Alur kemajuan yang sama berlaku untuk pesanan IdeFood / in-app (QR). Jika toko menggunakan KDS/EDS, status ini dilanjutkan dari KDS/EDS, bukan oleh kasir.

  • Pengiriman online — Waiting Sales Confirm -> (terima) -> On Process -> Ready to Pick Up -> Picked Up / On Delivery -> Complete. Menolak akan mengubahnya menjadi Canceled.
  • Pesanan terjadwal — Status awal bergantung pada cara pembayarannya - pesanan yang dibayar online masuk sebagai Paid, sedangkan yang disetel bayar di kasir (tunai) masuk sebagai Unpaid. Setelah toko menerimanya (Accept Order); gunakan Print to Kitchen, lalu berpindah On Process -> Ready to Pick Up -> Complete.

Catatan  Titik berwarna mencerminkan status secara sekilas - misalnya merah untuk pesanan baru/received, kuning untuk sedang diproses, biru untuk ready, hijau untuk complete, dan merah untuk void/refund.

Detail Pesanan

Ketuk sebuah pesanan untuk membuka detailnya. Detail menampilkan catatan lengkap pesanan:

  • Order ID / nomor, antrean, status, waktu pesanan, dan tipe.
  • Meja atau metode pengiriman, waktu terjadwal (jika ada), dan referensi ke pesanan sebelumnya bila relevan.
  • Staf, detail pelanggan (nama, email, telepon), dan nama penerima untuk pengiriman.
  • Baris item, rincian harga, dan detail pembayaran split bill.
  • Activity Log / riwayat perubahan status pesanan (di Portal; di POS ditampilkan status saat ini).

Tindakan yang tersedia dari detail bergantung pada pesanan dan izin Anda. Dapat mencakup:

  • Print / cetak ulang struk — Cetak ulang struk, atau pilih printer tertentu; kirim e-receipt bila diaktifkan.
  • Add to Shift — Melampirkan pesanan yang diselesaikan di luar shift terbuka (perlu PIN manajer).
  • Edit -> Change payment method — Mengoreksi metode pembayaran yang tercatat.
  • Refund / Void — Membatalkan penjualan (perlu PIN manajer) - lihat panduan Refunds & Voids.
  • Tindakan pesanan online — Terima, tolak, lanjutkan, atau batalkan, untuk pesanan online (di bawah).

Menangani Pesanan Online / Terjadwal

Pesanan online datang dari kanal terhubung dan platform pengiriman, serta ditangani di layar Online Order. Pesanan harus diterima lalu dilanjutkan melalui siklus hidupnya oleh staf.

Di Mana Pesanan Muncul

  • Layar Online Order — Buka dari menu samping. Sebuah badge menunjukkan berapa banyak pesanan yang perlu ditangani.
  • Tab — Bergantung pada wilayah Anda, layar terbagi menjadi tab seperti IdeFood, Online (pengiriman), dan Scheduled Order, masing-masing dengan kolomnya sendiri.
  • Sync — Gunakan tombol Sync untuk menarik pesanan masuk terbaru. Perangkat harus online dan tersinkron agar pesanan baru dan jumlahnya muncul.

Catatan  Pesanan dari platform yang terhubung melalui IdeConnect (misalnya GrabFood, FoodPanda, Lalamove) muncul di sini secara otomatis setelah sinkronisasi. Pesanan dari platform yang belum terintegrasi harus dimasukkan secara manual sebagai pesanan delivery (lihat “How to Create an Order”).

Menerima atau Menolak Pesanan Baru

Pesanan baru masuk sebagai “Waiting Sales Confirm”. Untuk masing-masing, Anda dapat:

  1. Meninjau pesanan (Anda dapat meng-Edit item sebelum menerima, bila platform mengizinkan).
  2. Ketuk Accept untuk mengonfirmasi, atau Reject untuk menolaknya.
  3. Jika menolak, pilih alasan - misalnya “Most or all items are unavailable”, “We're too busy right now”, “We're closed right now”, atau “We're closing soon”.

Perhatian  Beberapa pesanan tidak dapat dibatalkan setelah diterima, dan mungkin ada batas harian untuk pembatalan. Jika sebuah pesanan tidak dapat dibatalkan, aplikasi akan memberi tahu Anda dan, untuk beberapa platform, mengarahkan Anda menghubungi dukungan platform tersebut.

Melanjutkan Status Pesanan Online

Setelah menerima, lanjutkan status pesanan seiring Anda menyiapkan dan menyerahkannya:

  • Ready to Pick Up — Tandai pesanan siap setelah disiapkan, agar pengemudi atau pelanggan dapat mengambilnya.
  • Handover / Picked Up — Konfirmasi bahwa pesanan telah diserahkan ke pengemudi atau pelanggan.
  • Complete — Keadaan akhir setelah pesanan terpenuhi.
  • Menyesuaikan estimasi waktu — Untuk pesanan GrabFood yang berstatus On Process, Anda dapat memperbarui estimasi waktu siap (dalam batas maksimum yang diizinkan).

Pengemudi Pengiriman (Lalamove)

  • Menugaskan pengemudi — Pesanan menampilkan “Assigning Driver” saat pengemudi sedang dicari.
  • Tidak ada pengemudi ditemukan — Jika platform gagal menemukan pengemudi (atau permintaan kedaluwarsa), opsi Retry / Try Again akan muncul.
  • Cancel — Selama penugasan, Anda dapat membatalkan dengan alasan.

Pesanan Terjadwal

  • Terima lebih awal — Pesanan terjadwal diterima terlebih dahulu; kartunya menampilkan waktu terjadwalnya, dengan kode warna seiring waktu mendekat.
  • Lanjut ke dapur — Setelah menerima, gunakan “Print to Kitchen” untuk mengirimnya ke penyiapan pada waktu yang tepat, lalu lanjutkan ke Ready to Pick Up dan Complete.


Catatan  Status awal pesanan terjadwal mengikuti pembayarannya: pesanan yang dibayar online masuk sebagai Paid, sedangkan pesanan bayar di kasir (tunai) masuk sebagai Unpaid. Jika toko Anda belum mengatur pembayaran online, pesanan terjadwal masuk sebagai Unpaid. Pesanan terjadwal tunai (Unpaid) tidak menampilkan tombol Accept manual di POS - pesanan tersebut dikonfirmasi otomatis oleh pengaturan Auto-accept (Portal), bukan diterima secara manual.

Prasyarat, Izin & Batasan

  • Koneksi untuk pesanan online — Layar Online Order bergantung pada sinkronisasi; perangkat harus online agar pesanan baru, jumlah, dan pembaruan status muncul.
  • PIN manajer untuk tindakan sensitif — Membatalkan pesanan Unpaid, menambahkan pesanan ke shift, void, refund, dan mengubah pembayaran semuanya memerlukan PIN manajer.
  • Mode Mobile (mPOS) — Dalam mode mPOS, non-manajer mungkin diblokir dari membayar atau membatalkan pesanan; manajer tidak.
  • Rekonsiliasi shift — Pesanan yang diselesaikan tanpa shift terbuka akan ditandai dan dapat ditambahkan ke shift nanti; tidak ada blokir keras untuk melihatnya.
  • Tidak ada auto-accept di POS — POS sendiri tidak menerima pesanan online secara otomatis - staf yang menerima atau menolaknya. (Auto-accept adalah pengaturan Portal / IdeConnect; lihat di bawah.)
  • Pesanan diubah di tempat lain — Jika sebuah pesanan diperbarui di server (misalnya dibayar di perangkat lain), bertindak pada salinan lama akan menampilkan pesan konflik - muat ulang lalu coba lagi.

Di Merchant Portal

Portal melengkapi POS. Admin terutama menggunakannya untuk meninjau riwayat pesanan dan mengonfigurasi perilaku pesanan, bukan untuk menjalankan kasir secara langsung. Yang ditawarkan Portal:

  • Daftar & riwayat pesanan — Daftar pesanan lengkap dengan filter (rentang tanggal, toko, perangkat/kanal, staf, tipe pesanan, status, tipe dan metode pembayaran) serta strip ringkasan (total pesanan, dine-in, takeaway, delivery).
  • Detail pesanan & activity log — Buka pesanan mana pun untuk melihat detailnya beserta Activity Log perubahan status.
  • Ekspor ke CSV — Ekspor daftar pesanan yang terfilter ke file CSV.
  • Lihat pesanan online / delivery — Lihat pesanan IdeConnect (GrabFood, FoodPanda, Lalamove) beserta statusnya, hubungkan atau putuskan mitra, dan picu sinkronisasi. Perhatikan bahwa menerima atau menolak satu pesanan masuk secara manual dilakukan di POS, bukan di Portal.
  • Pengaturan Auto-accept — Untuk pesanan terjadwal, aktifkan auto-accept di pengaturan Scheduled Order. Untuk pengiriman IdeConnect, tersedia opsi Auto Accept Order per mitra (mis. FoodPanda: Off / Delay / Immediately) di halaman IdeConnect mitra tersebut.
  • Pengaturan terkait pesanan — Aturan Scheduled Order, tata letak tiket Order Status, jam operasional / pengiriman, dan pengikatan template struk-dan-dapur per tipe pesanan.
  • Laporan & analitik — Laporan Sales Summary per toko dan dasbor analitik pesanan.
  • Void — Admin dapat mem-void pesanan yang memenuhi syarat dari detail pesanan (tidak untuk pesanan IdeConnect).

Catatan  Refund dari Portal saat ini dinonaktifkan di antarmuka, sehingga refund ditangani di POS. Menerima / menolak / membatalkan satu pesanan online secara manual juga merupakan tindakan POS.

Praktik Terbaik

  • Pantau badge Online Order — Periksa badge dan lakukan sync secara rutin agar pesanan baru diterima dengan cepat.
  • Terima dengan cepat, tolak dengan alasan yang jelas — Penerimaan cepat menjaga ETA pengiriman tetap akurat; saat menolak, pilih alasan yang paling sesuai agar pelaporan tetap bermakna.
  • Lanjutkan status sesuai kejadian nyata — Tandai Ready dan Picked Up pada saat yang sebenarnya agar pelanggan dan pengemudi mendapat pembaruan yang akurat.
  • Gunakan rentang tanggal untuk pencarian — Setel rentang tanggal sebelum mencari pesanan lama agar daftar menariknya dari server.
  • Rekonsiliasi pesanan yang tercecer — Tambahkan pesanan apa pun yang diselesaikan di luar shift ke shift yang benar sebelum menutup.
  • Gunakan Portal untuk riwayat dan pengaturan — Tinjau, ekspor, dan konfigurasikan perilaku pesanan di Portal; jalankan alur langsung di POS.

Kesalahan Umum

  • Melewatkan pesanan online baru — Tidak melakukan sync / sedang offline berarti pesanan baru dan badge tidak akan diperbarui - lakukan sync dan periksa koneksi.
  • Mengharapkan menerima pesanan online di Portal — Terima / tolak satu pesanan dilakukan di POS; tuas Portal adalah pengaturan auto-accept.
  • Mencari pesanan lama tanpa memperlebar rentang tanggal — Pesanan lama ditarik saat Anda memilih rentang tanggal - setel terlebih dahulu.
  • Mencoba membalik status — Status hanya bergerak maju; Anda tidak dapat mengembalikan pesanan ke status sebelumnya.
  • Bertindak pada pesanan usang — Jika seseorang mengubah pesanan di tempat lain, Anda akan melihat pesan konflik - muat ulang sebelum mencoba lagi.
  • Mengharapkan refund dari Portal — Refund saat ini merupakan tindakan POS; tombol refund Portal disembunyikan.

Referensi Cepat

Glosarium Status

  • Unpaid — Terbuka, belum dibayar.
  • Complete — Sudah dibayar dan selesai.
  • Waiting Sales Confirm — Pesanan online baru yang menunggu terima/tolak.
  • On Process — Diterima / sedang disiapkan.
  • Ready to Pick Up — Siap diambil.
  • On Delivery / Picked Up — Sedang dibawa, atau sudah diserahkan ke pengemudi.
  • Assigning Driver / Failed to Find Driver — Mencari pengemudi pengiriman; coba lagi jika tidak ditemukan.
  • Canceled / Refund / Void — Ditolak/dibatalkan, direfund, atau divoid.

POS vs Portal

  • Menjalankan kasir langsung (terima/lanjutkan pesanan online, bayar, cetak ulang) — POS.
  • Meninjau riwayat pesanan, memfilter, ekspor CSV, activity log — Portal.
  • Menghubungkan mitra pengiriman, sync, auto-accept, pengaturan pesanan — Portal.
  • Mem-void pesanan — POS atau Portal (Portal tidak untuk pesanan IdeConnect).
  • Me-refund pesanan — POS (refund Portal saat ini disembunyikan).