Ikhtisar
Sebuah Scheduled Order memungkinkan pelanggan IdeFood membuat pesanan sekarang untuk waktu pickup atau delivery mendatang alih-alih memesan untuk saat ini juga. Pesanan dibayar di muka lalu ditahan hingga tim Anda siap mempersiapkannya, sehingga Anda dapat merencanakan lebih awal untuk periode sibuk dan pre-order.
Fitur ini membantu Anda:
- Menerima pre-order untuk waktu lebih lanjut pada hari yang sama atau tanggal mendatang
- Meratakan beban kerja dapur dengan mengetahui pesanan lebih awal
- Tetap menerima pesanan bahkan saat toko sedang tutup sementara
- Memberi pelanggan waktu pickup atau delivery yang jelas yang mereka pilih sendiri
Penjadwalan hanya tersedia untuk Takeaway (pickup) dan Delivery. Dine-in tidak dapat dijadwalkan.
Sebelum Anda Mulai
Slot waktu scheduled order dihasilkan dari jam operasional toko Anda. Atur ini terlebih dahulu, jika tidak pelanggan tidak akan melihat waktu yang dapat dipilih:
- Konfigurasikan jam operasional per hari di Devices & Sites → QR Ordering → Business Hour untuk Takeaway.
- Jika Anda menawarkan Delivery, pastikan jam delivery Anda juga diatur.
Catatan Jika jam suatu mode layanan belum lengkap, mode tersebut tetap dinonaktifkan untuk penjadwalan dan Portal akan meminta Anda menyelesaikan pengaturan jam Anda.
Menyiapkan Scheduled Order di Portal
Tempat Mengonfigurasi
Buka Devices & Sites → QR Ordering → Scheduled Order. Pengaturan diterapkan per toko, jadi pilih toko yang ingin Anda konfigurasi di bagian atas halaman.
Mengaktifkan Scheduled Order
Aktifkan toggle Enable scheduled orders. Saat aktif, pelanggan dapat menjadwalkan pickup atau delivery, dan pesanan tersebut tersinkron ke POS secara otomatis.
Service Modes
Pilih mode mana yang menerima scheduled order — Takeaway, Delivery, atau keduanya. Sebuah mode hanya dapat diaktifkan setelah jam tokonya diatur.
Preparation Time
Atur berapa jam sebelum waktu terjadwal sebuah pesanan harus dibuat. Ini adalah waktu paling awal yang dapat dijadwalkan pelanggan — misalnya, dengan preparation time 1 jam, slot paling cepat yang dapat dipilih pelanggan adalah 1 jam dari sekarang. Anda dapat mengatur antara 1 dan 24 jam.
Advance Order Limit
Atur berapa hari ke depan pelanggan dapat menjadwalkan. Anda dapat mengatur antara 1 dan 30 hari (default adalah 7).
Auto-Accept Orders (Opsional)
Secara default, scheduled order menunggu staf untuk menerimanya di POS. Jika Anda mengaktifkan Auto-accept orders, sebuah pesanan diterima secara otomatis setelah durasi yang Anda tetapkan (minimum 30 menit), menghilangkan langkah penerimaan manual.
Cara Pelanggan Membuat Scheduled Order (IdeFood)
Setelah diaktifkan, pelanggan yang memesan di IdeFood melihat opsi Order for dengan dua pilihan:
- Now — memesan untuk persiapan segera. Ini hanya muncul untuk pickup saat toko buka.
- Select Date & Time — memilih tanggal mendatang dan slot waktu.
Saat pelanggan memilih Select Date & Time, mereka melihat deretan tanggal mendatang (dibatasi oleh Advance Order Limit Anda) dan daftar slot waktu yang tersedia. Slot diambil dari jam operasional toko Anda untuk pickup, atau jam delivery untuk delivery, dan slot pada hari yang sama yang berada dalam rentang Preparation Time disembunyikan. Hari tanpa jam operasional ditandai sebagai tidak tersedia.
Jika toko sedang tutup atau sedang hari libur, pelanggan ditawari prompt Schedule Order (“We’re closed right now, you can schedule an order for later”) sehingga mereka tetap dapat memesan lebih awal. Setelah checkout, tanggal dan waktu yang dipilih ditampilkan pada pesanan mereka.
Catatan Pelanggan harus masuk untuk membuat scheduled order Takeaway — saat waktu pickup dipilih, tamu akan diminta masuk sebelum melanjutkan ke pembayaran. Pesanan Delivery selalu memerlukan sign-in (terjadwal maupun tidak), sedangkan dine-in dan pickup langsung (\"Now\") dapat dibuat sebagai tamu.
Mengelola Scheduled Order di POS
Tab Scheduled Order
Pada layar Online Order POS terdapat tiga tab: Idefood, Online, dan Scheduled Order. Setiap pesanan dengan waktu terjadwal muncul di tab Scheduled Order — bukan di tab Idefood — sehingga tetap di luar antrean langsung Anda hingga tiba waktunya untuk mempersiapkannya.
Hitung Mundur Waktu Terjadwal
Setiap pesanan menampilkan tanggal dan waktu terjadwalnya. Seiring mendekatnya waktu tersebut, warna waktu berubah untuk membantu Anda menetapkan prioritas:
- Warna normal — lebih dari 1 jam lagi.
- Kuning — 1 jam atau kurang hingga waktu terjadwal.
- Merah — 30 menit atau kurang hingga waktu terjadwal.
Memproses Pesanan
Sebuah scheduled order tiba dalam keadaan sudah dibayar dan bergerak melalui langkah-langkah berikut:
- Accept or Reject — tinjau pesanan baru dan terima (atau tolak). Jika Auto-accept diaktifkan di Portal, langkah ini terjadi otomatis setelah durasi yang ditetapkan.
- Print to Kitchen — saat Anda siap mulai mempersiapkan, ketuk ini untuk mengirim pesanan ke printer dapur / KDS. Ini adalah cara yang dikendalikan staf untuk menyerahkan scheduled order ke dapur.
- Ready to Pick Up — tandai pesanan siap setelah dipersiapkan.
- Complete — tutup pesanan saat diserahkan atau dikirim.
Perhatian Jika sebuah scheduled order masih berstatus Unpaid, kolom Action tidak menampilkan tombol apa pun — Accept/Reject baru muncul setelah pesanan berstatus Paid.
Bagaimana Scheduled Order Muncul di KDS
Jika Anda menggunakan Kitchen Display System, scheduled order dapat sampai ke sana dengan dua cara:
- Saat staf menerima pesanan dan mengetuk Print to Kitchen di POS.
- Secara otomatis, seiring mendekatnya waktu terjadwal (secara default sekitar 60 menit sebelumnya), sehingga dapur dapat melihat pekerjaan mendatang tanpa menunggu tindakan di POS.
Di KDS, sebuah scheduled order ditampilkan dengan label “SCHEDULED ORDER” dan waktu pickup-nya, dalam warna yang berbeda sehingga staf dapur dapat membedakannya dari pesanan langsung. Seiring semakin dekatnya waktu terjadwal (sekitar 30 menit sebelumnya), pesanan berpindah ke depan papan; pesanan yang masih lama tetap berada di belakang hingga waktunya mendekat.
Catatan Jika perangkat dapur Anda diatur ke paid orders only, scheduled order tetap memenuhi syarat karena dibayar di muka. Gunakan warna hitung mundur di POS dan label KDS untuk memutuskan kapan harus mulai berdasarkan preparation time Anda.
Batasan & Pertimbangan
- Penjadwalan hanya tersedia untuk Takeaway dan Delivery — bukan Dine-in.
- Pengaturan bersifat per toko; konfigurasikan setiap toko secara terpisah.
- Waktu yang tersedia bergantung pada jam toko / delivery, Preparation Time, dan Advance Order Limit Anda.
- Scheduled order tetap berada di tab Scheduled Order dan menggunakan identitas invoice IdeFood yang sama (INVQ) — tidak ada tipe invoice scheduled order yang terpisah.
- Waktu terjadwal pelanggan bersifat read-only di POS — staf tidak dapat mengubahnya.
- KDS menampilkan waktu terjadwal dan menyoroti pesanan yang mendekati waktunya, tetapi tidak menyembunyikan pesanan mendatang — pesanan tersebut tetap terlihat di belakang papan.
Praktik Terbaik
- Atur jam toko (dan delivery) secara lengkap per hari sebelum mengaktifkan, agar pelanggan selalu melihat slot yang valid.
- Atur Preparation Time agar sesuai dengan lead time dapur Anda yang sebenarnya sehingga Anda tidak pernah dijadwalkan lebih ketat daripada kemampuan memasak Anda.
- Gunakan Auto-accept saat periode sibuk untuk mengurangi langkah manual; biarkan nonaktif saat Anda ingin meninjau setiap pesanan terlebih dahulu.
- Perhatikan warna hitung mundur kuning dan merah di POS, serta label KDS, untuk memulai persiapan tepat waktu.
- Buat satu scheduled order uji coba sebelum beroperasi untuk memastikan slot, alur POS, dan tampilan KDS berperilaku sesuai harapan.