Mengapa Ini Penting

Membuat pesanan adalah aktivitas harian inti di IdePOS. Setiap penjualan — baik pelanggan dine in, membawa makanan pulang, dikirim, atau diambil sendiri — dimulai sebagai sebuah pesanan. Pesanan adalah satu catatan tunggal yang merekam apa yang dibeli pelanggan, diskon atau biaya yang berlaku, siapa yang melayani mereka, dan bagaimana mereka membayar.

Membuat pesanan dengan benar penting karena menggerakkan segalanya di hilir: tiket dapur yang memberi tahu staf apa yang harus disiapkan, struk yang diterima pelanggan, angka dalam laporan penjualan dan shift Anda, serta inventaris yang dikurangi. Pesanan yang akurat berarti pendapatan yang akurat, pelaporan yang bersih saat shift ditutup, dan lebih sedikit sengketa di konter.

Panduan ini menjelaskan alur kerja lengkap dari awal hingga akhir, menunjukkan langkah opsional yang sering terlewat oleh banyak tim, dan menyoroti aturan serta batasan yang diterapkan aplikasi sehingga operator dapat bekerja dengan cepat dan percaya diri.

Kapan Menggunakan Setiap Order Type

Sebelum membuat pesanan, pilih order type yang sesuai dengan cara pelanggan akan menerima item mereka. Order type memengaruhi biaya dan pajak yang berlaku, apakah meja diperlukan, dan metode pembayaran mana yang ditawarkan.

• Dine-In: Pelanggan duduk dan makan di tempat usaha Anda. Memerlukan meja dan jumlah tamu (pax); mendukung tagihan yang tetap terbuka.
• Takeaway: Pelanggan memesan di konter dan membawa item segera. Tidak perlu meja; biasanya dibayar sekaligus.
• Delivery: Pesanan akan dikirim ke alamat pelanggan. Tanpa meja.
  

Sebelum Anda Mulai

Pastikan Sudah Sign In

Login dengan akun staf Anda. Pesanan secara otomatis diatribusikan kepada staf yang sedang sign in, dan laporan shift mencatat siapa yang membuka dan menangani setiap pesanan.

Buka Shift

Sebuah shift harus terbuka sebelum pesanan apa pun dapat dibuat. Membuka shift mencatat float kas awal dan memulai periode yang menjadi acuan perhitungan semua penjualan.

1. Dari home screen, buka layar Shift.
2. Pilih Open Shift.
3. Masukkan jumlah kas awal (float awal di laci) dan konfirmasi.

Izin yang Perlu Diperhatikan

Sebagian besar tindakan membangun pesanan tersedia untuk operator mana pun yang sedang sign in. Sejumlah kecil tindakan sensitif memerlukan PIN manajer:

• Membatalkan pesanan yang belum dibayar.
• Melakukan void pesanan setelah dibayar.
• Diskon manual tertentu, tergantung konfigurasi toko Anda.
  

Membuat Pesanan — Langkah demi Langkah

Bagian di bawah mengikuti urutan kerja yang alami: mulai pesanan, tambahkan item, sesuaikan setiap item, tinjau keranjang, terapkan penyesuaian, lalu checkout dan terima pembayaran. Langkah opsional ditandai dengan jelas.

Mulai Pesanan Baru

Buka layar Sales. Pilih order type untuk penjualan ini (Dine-In, Takeaway atau Delivery). Untuk Takeaway dan Delivery Anda dapat langsung menambahkan item. Untuk Dine-In, Anda terlebih dahulu menetapkan meja (langkah berikutnya).

Dine-In — Pilih Area, Meja, dan Jumlah Tamu

Pesanan Dine-In terhubung ke sebuah meja sehingga staf dan dapur tahu di mana pesanan itu berada dan tagihan dapat tetap terbuka selama tamu masih duduk.

1. Buka layar Table / denah lantai.
   
2. Pilih area makan jika tempat usaha Anda memiliki lebih dari satu.
3. Ketuk meja yang tersedia. Warna dan status meja menunjukkan apakah meja kosong, terisi, terbayar sebagian, atau memiliki item yang menunggu dicetak.
4. Masukkan jumlah tamu (pax). Ini harus lebih besar dari nol.
   
5. Nomor invoice dibuat secara otomatis dan pesanan kini aktif untuk meja tersebut.
   

Takeaway

Untuk pesanan takeaway, pelanggan memesan di konter dan membawa item segera. Tidak ada meja yang perlu ditetapkan, sehingga Anda dapat langsung menambahkan item.

1. Pada layar Sales, atur order type ke Takeaway.
2. Tambahkan item ke keranjang (lihat “Add Items from the Menu”).
3. Secara opsional masukkan nama pelanggan agar pesanan mudah dikenali saat pengambilan.
4. Lanjutkan ke checkout dan terima pembayaran.

Delivery (Entri Manual)

Bagian ini membahas pembuatan pesanan delivery secara manual di POS. Gunakan saat toko Anda tidak terintegrasi dengan IdeConnect. Dalam pengaturan itu, pesanan dari platform delivery tiba di perangkat terpisah (misalnya tablet milik platform), dan kasir memasukkan ulang pesanan di POS, menandai dari platform delivery mana pesanan itu berasal.

1. Pada layar Sales, atur order type ke Delivery.
2. Prompt “Select Company Delivery” muncul. Pilih platform delivery asal pesanan ini, sesuai platform yang ditampilkan di perangkat delivery Anda.
3. Secara opsional masukkan nama pelanggan dan nomor delivery / order untuk referensi.
4. Tambahkan item ke keranjang (lihat “Add Items from the Menu”).
5. Lanjutkan ke checkout dan terima pembayaran.

Menambahkan Item dari Menu

Setelah pesanan dimulai, tambahkan produk dari menu. IdePOS menawarkan beberapa cara untuk menemukan dan menambahkan item:

• Telusuri berdasarkan kategori: Ketuk kategori, lalu produk. Gunakan tab sub-kategori untuk mempersempit daftar.
• Cari: Ketik sebagian nama produk untuk memfilter menu dengan cepat.
• Kode item / barcode: Masukkan atau pindai kode item untuk menambahkan produk secara langsung — berguna untuk item bergaya retail.
• Item berdasarkan berat: Untuk item yang dijual berdasarkan berat, masukkan jumlah terukur; harga dihitung dari unit of measure.

Mengetuk produk menambahkannya ke keranjang. Jika sebuah produk memiliki opsi untuk dikonfigurasi, formulir item terbuka terlebih dahulu (lihat langkah berikutnya).

Mengonfigurasi Item — Modifiers, Jumlah, dan Catatan

Saat Anda menambahkan produk, Anda dapat menyesuaikannya sebelum masuk ke keranjang:

• Modifiers / variants: Pilih opsi seperti ukuran, add-on, atau topping. Beberapa grup modifier wajib; yang lain opsional. Opsi yang dipilih dapat menyesuaikan harga.
• Quantity: Tetapkan berapa banyak item yang akan ditambahkan. Anda dapat mengubah ini nanti di keranjang.
• Item note: Tambahkan instruksi teks bebas untuk baris itu, mis. “no onions” atau “extra hot”. Catatan tercetak pada tiket dapur.
• Instant price: Tekan dan tahan pada Price, masukkan staff PIN Anda dan masukkan harga di titik penjualan.
  

Konfirmasi untuk menambahkan item yang telah dikonfigurasi ke keranjang. Jika Anda menambahkan produk yang sama dengan opsi identik lagi, aplikasi menggabungkannya dan menambah jumlah daripada membuat baris duplikat.

Menambahkan Open Item (Opsional)

Open item adalah produk yang Anda masukkan secara langsung dengan mengetik nama dan harganya sendiri, alih-alih memilihnya dari menu. Gunakan saat apa yang dibeli pelanggan tidak ada sebagai produk yang telah disiapkan — sehingga staf dapat menyelesaikan penjualan segera daripada menunggu item dibuat di back office.

Kapan Menggunakan Open Item

• Penjualan sekali pakai atau beragam — permintaan khusus, sampel, atau item yang terlalu jarang Anda jual untuk disiapkan sebagai produk penuh.
• Harga terbuka / variabel — barang yang harganya disepakati di konter (misalnya bundel kustom, penjualan diskon stok rusak, atau item made-to-order).
• Produk yang belum ada di sistem — lini baru yang belum dikonfigurasi di menu, sehingga penjualan tidak tertahan.
• Biaya ad-hoc cepat yang ditagih sebagai line item — apa pun yang perlu muncul di struk dan di penjualan dengan nama dan jumlahnya sendiri.

Cara Menambahkan Open Item

1. Pada layar Sales, ketuk kartu Add Open Item.
2. Masukkan Open Item Name — inilah yang tercetak pada tiket dan struk, dan wajib diisi.
3. Masukkan Price — jumlah yang akan ditagih, juga wajib diisi.
4. Atur Quantity menggunakan penghitung (default 1).
5. Secara opsional tambahkan Note untuk dapur atau referensi.
6. Ketuk Add to Cart. Open item kini berada di keranjang seperti baris lainnya dan dapat didiskon, diedit, atau dihapus di sana.

Menjadikan Open Item Dapat Digunakan Kembali (Opsional)

Jika Anda memperkirakan akan menggunakan open item yang sama lagi, aktifkan sakelar Add Item at Sales Page sebelum menyimpan. Item kemudian disimpan dan muncul di halaman Sales untuk penggunaan ulang cepat, alih-alih hanya ada untuk pesanan saat ini.

• Saat Anda menyimpan, Anda diminta memilih menu mana tempat item seharusnya muncul.
• Nama harus unik — jika open item dengan nama yang sama sudah ada, penyimpanan diblokir dan Anda diminta menggunakan nama lain.
• Open item yang tersimpan nantinya dapat diganti namanya (Edit Open Item) atau dihapus. Namanya tidak dapat diubah secara inline saat memasukkannya — hanya melalui tindakan edit.

Meninjau dan Mengedit Keranjang

Keranjang mencantumkan semua yang ada dalam pesanan saat ini. Dari sini Anda dapat:

• Mengubah jumlah baris mana pun.
• Menghapus baris yang tidak lagi Anda perlukan.
• Membuka kembali baris untuk mengubah modifier atau catatannya.
• Untuk pesanan Dine-In, klik tombol Save untuk menyimpan pesanan sebelum checkout. Ini akan mengirim tiket pesanan ke KDS dan mencetak struk untuk pelanggan atau dapur.
• Menerapkan diskon tingkat item ke satu baris, sebagai persentase atau jumlah tetap.
• • Tekan dan Tahan item di keranjang, lalu pilih Discount.

Menerapkan Diskon, Kupon, Promosi, dan Biaya (Opsional)

IdePOS mendukung beberapa jenis penyesuaian harga. Semuanya berlaku pada tingkat yang berbeda, sehingga berguna untuk mengetahui yang mana:

• Promotions: Diterapkan secara otomatis pada baris produk saat sebuah item memiliki promosi aktif. Tidak perlu tindakan.
• Item discount: Diskon manual pada satu baris keranjang (persentase atau jumlah). Diterapkan dari keranjang.
• Coupons: Terapkan kupon dengan memasukkan kodenya atau memilihnya dari daftar kupon. Kupon harus aktif dan valid untuk order type ini.
• Additional fees / tax : Dikonfigurasi oleh toko Anda dan diterapkan secara otomatis berdasarkan order type. Biaya dapat bersifat inklusif (sudah termasuk dalam harga) atau eksklusif (ditambahkan di atasnya).
• Loyalty voucher / points: Jika seorang member terlampir, voucher yang memenuhi syarat atau poin yang dapat ditukar dapat diterapkan sebagai diskon.

Melampirkan Pelanggan atau Loyalty Member (Opsional)

Melampirkan pelanggan bersifat opsional — pesanan walk-in sepenuhnya didukung. Lampirkan pelanggan saat Anda memerlukan catatan atas penjualan atau saat pelanggan adalah loyalty member yang berhak atas poin atau voucher.

• Loyalty member: Cari dan pilih member agar poin dan voucher yang memenuhi syarat dapat diterapkan.
• Detail pelanggan: Rekam nama, telepon, email, atau alamat sesuai kebutuhan — terutama untuk pesanan delivery.

Pelanggan yang terlampir dihapus secara otomatis setelah pesanan selesai, siap untuk penjualan berikutnya.

Lanjutkan ke Checkout

Saat pesanan selesai, lanjutkan ke checkout. Aplikasi memvalidasi pesanan sebelum membuka layar pembayaran:

• Keranjang harus berisi setidaknya satu item — Anda tidak dapat melakukan checkout pada pesanan kosong.
• Kupon atau loyalty voucher yang diterapkan harus tetap valid.
• Jika toko Anda beroperasi online, pemeriksaan konektivitas berjalan agar pesanan dapat tersinkronisasi; jika offline, pesanan disimpan secara lokal dan disinkronkan nanti.

Setelah divalidasi, total pesanan dikunci dan layar pembayaran terbuka.

Batasan dan Catatan Penting

• Sebuah shift harus terbuka. Tidak ada pesanan yang dapat dibuat saat shift ditutup.
• Pesanan kosong tidak dapat dibayar. Keranjang harus berisi setidaknya satu item untuk mencapai checkout.
• Dine-In memerlukan meja dan jumlah pax lebih besar dari nol.
• Order type dan metode pembayaran yang tersedia digerakkan oleh konfigurasi. Jika ada yang hilang, itu adalah pengaturan toko, bukan kesalahan.
• Kupon dan voucher divalidasi pada titik penggunaan dan dapat ditolak jika kedaluwarsa, tidak aktif, atau tidak diizinkan untuk order type tersebut.
• Membatalkan dan melakukan void memerlukan PIN manajer dan tidak dapat dibatalkan.
• Perilaku offline: pesanan yang dibuat tanpa koneksi disimpan secara lokal dan disinkronkan saat konektivitas kembali. Beri waktu untuk sinkronisasi sebelum merekonsiliasi laporan.
• Penukaran loyalty point dibatasi oleh jumlah poin maksimum yang dapat ditukar yang dikonfigurasi untuk member atau toko.

Praktik Terbaik

• Buka shift paling awal. Jadikan membuka shift sebagai tindakan pertama di hari itu sehingga operator tidak pernah terhambat di konter.
• Pilih order type sebelum menambahkan item. Ini menentukan biaya, pajak, dan opsi pembayaran, dan mengubahnya nanti dapat memerlukan pemeriksaan ulang pesanan.
• Beri open item nama yang jelas dan spesifik (misalnya “Custom Cake — 2kg” daripada “Special”) sehingga struk dan laporan penjualan tetap terbaca.
• Periksa ulang harga sebelum menambahkan — harga open item diketik secara manual, sehingga tidak ada harga katalog sebagai cadangan.
• Utamakan produk yang sebenarnya untuk apa pun yang berulang — open item paling baik untuk pengecualian, bukan sebagai pengganti penyiapan menu yang semestinya.
• Konfirmasi keranjang bersama pelanggan sebelum checkout. Peninjauan sepuluh detik mencegah sebagian besar refund dan void.
• Gunakan item note untuk permintaan khusus daripada penyampaian lisan — catatan tercetak ke dapur dan menyertai pesanan.
• Lampirkan loyalty member sebelum menerapkan diskon sehingga voucher dan poin mereka tersedia saat Anda menyesuaikan total.
• Untuk Dine-In, pertahankan satu tagihan per meja dan gunakan split atau merge saat pembayaran daripada membuka beberapa tagihan yang tumpang tindih.